当一个贸易商需要对一笔货物进行保险时，首先要跟保险公司或保险代理商联系，通常是填制一张投保单，经相关公司接受后就开始生效。保险公司出立保险单以投保人的填报内容为准。
填报时要明确以下内容：
1、被保险人名称：要按照保险利益的实际有关人填写。
2、标记：应该和提单上所载的标记符号相一致，特别要同刷在货物外包装上的实际标记符号一样，以免发生赔案时，引起检验。核赔。确定责任的混乱。
3、包装数量：要将包装的性质如箱。包。件。捆以及数量都写清楚。
4、货物名称：要具体填写，一般不要笼统地写纺织品。百货。杂货等。
5、保险金额：通常按照发票CIF价加成10%-20%计算，如发票价为FOB带保险或CFR，应将运费。保费相应加上去，再另行加成。需要指出的是保险合同是补偿性合同，被保险人不能从保险赔偿获得超过实际损失的赔付，因此溢额投保（如过高的加成。明显偏离市场价格的投保金额等）是不能得到全部赔付的。
6、船名或装运工具：海运需写明船名。转运也需注明；联运需注明联运方式。
7、航程或路线：如到目的地的路线有两条，要写上自X经X至X。
8、承保险别：必须注明，如有特别要求也在这一栏填写。
9、赔款地点：除特别声明外，一般在保险目的地支付赔款。
10、投保日期：应在开航前或运输工具开行前。
注意事项：
1、投保申报情况必须属实；
2、投保险别。币制与其他条件必须和信用证上所列保险条件的要求相一致；
3、投保险别和条件要和买卖合同上所列保险条件相符合；
4、投保后发现投保项目有错漏，要及时向保险公司申请批改，如保险目的地变动。船名错误以及保险金额增减等。
保险索赔
当被保险人保险的货物遭受损失后，向保险公司的索赔问题就产生了。被保险人应按照保单的规定向保险公司办理索赔手续，同时还应以收货人的身份向承运人办妥必要的手续，以维护自己的索赔权利。
1、损失通知：当被保险人获悉或发现保险货物遭损，应马上通知保险人，以便保险人检验损失，提出施救意见，确定保险责任，查核发货人或承运人责任。延迟通知，会耽误保险人进行有关工作，引起异议，影响索赔。
2、向承运人等有关方提出索赔：被保险人或其代理人在提货时发现货物明显受损或整件短少，除向保险公司报损外，还应立即向承运人。受托人以及海关。港务局等索取货损货差证明。当这些损失涉及承运人。受托人或其他有关方面如码头。装卸公司的责任，应立即以书面向他们提出索赔，并保留追偿权利，必要时还要申请延长索?
3、采取合理的施救。整理措施：保险货物受损后，作为货方的被保险人应该对受损货物采取措施，防止损失扩大。特别是对受损货物，被保险人仍须协助保险人进行转售。修理和改变用途等工作。因为相对于保险人而言，被保险人对于货物的性能。用途更加熟悉，因此，原则上残货应由货方处理。
4、备全必要的索赔单证：
1）保单或保险凭证正本；
2）运输契约，如提单。运单和邮单等；
3）发票；
4）装箱单。磅码单；
5）向承运人或有责任方请求赔偿的书面文件；
6）检验报告；
7）海事报告摘录或海事声明书；
8）货损货差证明；
9）索赔清单。
