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2010年，一场报销方式的变革在中国远洋(601919,股吧)物流有限公司（以下简称“中远物流”）的办公楼里华丽上演。

中远物流手工报销的时代就此终结。随之开启的，不仅仅是高效、快捷的网上报销时代，还有深负管理层厚望的全过程费用控制时代。

登录首页，报销员工可根据单据类型进行单据填写，他们可以随时查看之前申请单据的审核情况，还可以随时掌握费用的可用额度，从而提前规划费用使用；

登录首页，各审批领导可查看所有待审批的项目，他们可以对其进行批量审批，并随时掌握各项费用的额度和使用情况；

登录首页，财务人员可看待处理的项目，并在批量进行处理后自动化导出凭证，还可以通过系统进行费用分析，随时监控各项费用的预警情况。

报销者再不用忙于奔波在各办公室间寻人签字，审批人不用再遭受工作中屡次被报销琐事打断之苦；财务人员终于可以迅速完成费用给付并入账。报销工作变得简单、透明、直接而高效。

一切源于公司新上线的元年费用报销系统。

缘起

在竞争日趋激烈的我国物流行业，中远物流可算是其中的翘楚。这家由中国远洋控股股份有限公司、中远太平洋(601099,股吧)有限公司合资组建的现代物流企业，不仅是我国最大的中外合资第三方物流企业，还连续三次在“中国货运业大奖”评选中，荣获多项最佳奖。

不过，企业的快速发展带来了日益尖锐的费用管控矛盾。

一方面，由于物流企业的经营特点，企业员工经常不在公司本部。而手工报销审批流程的每个环节，都需要找到对应的审核人才能完成，只要那个人不在，报销过程就会被中断，这使得公司员工总是需要漫长的周期来等待费用

另一方面，由于尚未实施全面预算管理系统，长期以来，中远物流仅依靠EXCEL编制的预算表格来控制年度费用支出，这带来了两个问题。第一，由于费用审批与核算独立运作，而预算细度又大于核算，所以，预算支出的明细数额总是难以查询，下一年度的预算编制从而失去了准确的数据依据；第二，公司费用审批流程并不规范，执行不严格，超出预算的情况时有发生。

无法有效管控费用成为拖累公司利润的一大隐患。于是，2010年，中远物流牵手北京元年软件，打造公司全新的费用报销系统。

“在员工进行费用报销的时候，如果可以进行有计划、有条件的预算控制，同样可以有效帮助企业节省成本，降低资金风险。”北京元年软件公司总经理韩向东如是说。

体贴的E报销平台

“人性化、智能化、透明化、高效、可控”，谈到这套全新的费用报销系统，中远物流财务部的一位主管连用了5个词对其进行评价。

“系统严格根据预算对各项费用支出进行的控制，将业务活动的执行做到事前控制，降低了财务风险；进行了流程的优化、建立了规范化的审批流程；实现了费用支出审批和凭证生成的自动化，降低了财务人员的工作量；增强了统计分析能力，使财务人员摆脱了繁琐的统计工作，有利于下期预算编制。”他进一步解释说。

系统设计和控制了不同的登录显示菜单，这使报销的工作变得简单直接，大大提高了报销的效率。

系统还设置了预警系统。以黄色、红色和绿色三种颜色标识了不同的预算使用状况，对于即将达到预算额度、已超过预算额度和安全的额度状态进行“有色”显示，令预算的执行情况一目了然，实现了对预算的全过程监控，保证了预算的严格执行。

“不需建立全面预算管理系统，元年费用报销系统已帮助我们实现了全过程的预算控制。”上述中远物流财务部主管如是说。

有思想的软件

中远物流的一位管理人员坦言，之所以选择元年费用报销系统，不仅是因为该系统的强大功能，还因为元年软件强大的顾问团队。

很多参与过信息化软件实施过程的企业财务人员都知道，一套系统能否成功，不仅在于系统的功能，更在于实施系统的人。因为企业的情况千差万别，软件没有思想无法捕捉差异，而人的加入，才可以赋予软件思想。

以中远物流的费用报销系统而言，元年软件顾问团队在实施过程中所做的最重要的两件事，一是费用审批流程再造，二是费用分类控制。

拥有一套严密的费用审批流程，是有效进行费用控制的必要条件。

元年软件的顾问团队对中远物流的费用审批流程进行了重新梳理。从经办人填写单据、部门领导审批、财务初审，到归口部门审批、财务审批，再到出纳付款、会计记账，费用报销程序更加科学严格。

财务初审环节主要是审查费用的合法性，即该笔费用有没有超预算的情况。如果没有超预算，则下一步就由归口部门进行审批，再到财务正式审批环节。

在这一环节，系统将费用按金额进行了分级，并分别规定了不同的审批人。对于1000元以下的费用，只要经预算主管审批即可；对于1000元以上的费用，需经财务经理审批；而对于报销额在5000元以上的事项，则需经过总经理审批。

在严格有序的审批流程之外，系统也考虑到了业务的灵活性。即使在财务初审环节就因为超预算而被中断审批的事项，也可以走专门的例外审批通道。即假若该事项可以通过部门主管副总、总会计师和总经理这“三支笔”认可，就可以“起死回生”，重新获得认可。

物流企业的费用构成比较简单。一般包括公共费用，如广告费、办公费等；招待费；差旅费；手机费、交通费；会议费、咨询费等。

业务类型的不同使这些费用有了不同的管理特点。因此，元年软件的顾问团队将公司费用进行了分类，按照费用的业务类型，为不同类型的费用设置了不同的控制方法。

比如公司公共费用，如广告费、办公费等，就采用总额控制的方法；对于招待费，则采用明细控制；对于差旅费，由申请人填写明细并按职级设置不同的控制标准；对于交通费、手机费，则实行预算到人，控制到人；而对于会议费、咨询费，则是按发生的具体项目进行控制。

费用的有序分类，令管理的效率和效果都获得了极大提升，中远物流的费用控制从而更加游刃有余。